Avant de procéder à une inscription, l’Office du registre du commerce examine si les conditions prévues par la loi et l’ordonnance sont remplies. Les inscriptions aux registres du commerce cantonaux font l’objet d’un contrôle par l’Office fédéral du registre du commerce (OFRC) puis d’une publication dans la Feuille officielle suisse du commerce (FOSC).
La loi prévoit que le registre du commerce est public (art. 936 CO). Toute personne peut, sans avoir à justifier d’un intérêt, consulter les données enregistrées relatives aux entités juridiques et aux personnes, ainsi que les documents présentés comme pièces justificatives pour l’inscription au registre (p. ex. procès-verbaux, statuts, contrats, bilans, déclarations d’acceptation d’une nomination ou d’une démission). Les documents sont conservés sous forme électronique sans limitation dans le temps.
Quiconque se fait inscrire au registre du commerce ou remet à l’office compétent des documents tenant lieu de pièces justificatives pour une inscription doit être conscient de cette publicité. L’Office du registre du commerce examine le contenu des documents soumis, mais uniquement en ce qui concerne l’aptitude à prouver les faits qui doivent être inscrits au registre du commerce. Il ne filtre pas les éventuels contenus relevant de la protection des données, confidentiels ou portant atteinte au secret commercial ou à la personnalité. Les entités juridiques concernées et les personnes qui requièrent une inscription sont pour l’essentiel responsables des contenus qu’elles soumettent à la publicité du registre du commerce. Il est possible d’éviter de divulguer inutilement des informations dites sensibles, notamment en remettant des extraits de procès-verbaux plutôt que des versions complètes de ceux-ci.