Bevor das Handelsregisteramt eine Eintragung vornimmt, muss es prüfen, ob die Voraussetzungen des Gesetzes und der Verordnung erfüllt sind. Die Eintragungen der kantonalen Handelsregisterämter werden vom Eidgenössischen Amt für das Handelsregister (EHRA) überprüft und dann im Schweizerischen Handelsamtsblatt (SHAB) publiziert.
Das Handelsregister ist von Gesetzes wegen ein öffentliches Register (Art. 936 OR). Jede und jeder kann ohne ein Interesse nachzuweisen Einsicht nehmen in die registrierten Angaben zu den Rechtseinheiten und Personen, wie auch in die Unterlagen, die als Belege für die Registrierung eingereicht werden (bspw. Protokolle, Statuten, Verträge, Bilanzen, Wahlannahme- und Rücktrittserklärungen). Die Unterlagen werden in elektronischer Form zeitlich unbeschränkt aufbewahrt.
Wer sich im Handelsregister eintragen lässt bzw. dem Handelsregisteramt Unterlagen als Belege für eine Eintragung einreicht, sollte sich dieser Öffentlichkeit bewusst sein. Das Handelsregisteramt prüft die eingereichten Unterlagen inhaltlich grundsätzlich ausschliesslich bezüglich der Beweistauglichkeit für die Tatsachen, die gestützt darauf im Handelsregister eingetragen werden sollen. Es filtert allfällige datenschutzrelevante, vertrauliche, geschäftsgeheimnis- oder persönlichkeitsverletzende Inhalte nicht heraus. Die betreffenden Rechtseinheiten und die anmeldenden Personen sind im Wesentlichen selber dafür verantwortlich, welche Inhalte sie der Öffentlichkeit des Handelsregisters preisgeben. Namentlich durch das Einreichen von Protokollauszügen anstelle der Vollversionen von Protokollen lässt sich die unnötige Preisgabe von «heiklen» Informationen vermeiden.